jueves, 27 de agosto de 2009

ORGANIZAR UN EVENTO, ES CARO? MITO O REALIDAD?


Organizar un evento es caro.... ¿Mito o Realidad?

Organizar un Evento es una de las herramientas más valiosas de comunicación que hay en el Mercado. ¿Por qué? Pues en un evento se invita a todo tu público objetivo, o sea a las personas que están directamente relacionadas con el producto ó servicio por el cual se convoca.

El quid de la cuestión estará en saber comunicar eficientemente y no hay mejor ecuación que la buena asociación y una comunicación súper fluida entre la gerencia de RRHH ó marketing de la empresa contratante y el equipo de colaboradores del Organizador de eventos.

La experiencia personal me dice que si estos dos actores fundamentales logran asociarse y tomar lo mejor de cada uno, el evento será un ¡¡verdadero éxito!!

¿Cómo lograrlo?

Es necesario conocer bien cómo es la cultura de la empresa; quienes son los potenciales invitados; cuales son los objetivos a alcanzar con la realización del evento.
Cuanta más información se obtenga, mejores serán las estrategias a plantear y por ende el resultado será totalmente favorable.

¿Qué recursos aporta un Organizador de Eventos?

Primordialmente un Organizador de Eventos aporta recursos a los que el cliente no acceda, no esté a su alcance. El Organizador está en constante búsqueda de las últimas novedades en tecnología aplicada a eventos, nuevas tendencias, shows/espectáculos altamente novedosos para poder sorprender al público objetivo.
Siempre hago el paralelismo entre el Organizador de Eventos y el Chef: tiene todos los “ingredientes” (proveedores) y sabe como unirlos inteligentemente, obtener el mejor provecho de cada uno, donde encontrar los mejores precios, hallar el equilibrio justo y lograr por ende una sabrosa y perfecta receta, la cual disfrutarán todos los comensales, en nuestro caso los invitados al evento!!

Y ahora digo… ¿es caro Organizar un Evento?

El beneficio que obtiene una empresa al contratar un Organizador de eventos, es que éste sabrá a que proveedor llamar según las necesidades a resolver, volviendo al ejemplo del Chef.. sabrá con certeza a que lugares ir a comprar la mercadería y a cuales no dependiendo de lo que el cliente quiera gastar, o que producto quiera conseguir. Esto aplica al Organizador, éste le aporta a la Empresa que lo contrata distintas soluciones, le acorta el camino y optimiza los tiempos al tener conocimiento sobre los proveedores (¿son buenos? ¿Qué precios tienen? ¿Qué servicios brindan? etc.)

Por lo cual podemos concluir diciendo que aquella empresa que contrate un organizador de eventos capaz de unir “todos los ingredientes de manera inteligente” (buena comunicación, buen equipo con el cliente, aporte los mejores proveedores del mercado, diseño de la mejor estrategia de comunicación y aporte de creatividad) obtendrá una relación costo por contacto ¡totalmente beneficiosa! garantizando además un evento EXITOSO a un costo que podrá considerarse claramente como una inversión Así que un mito se cae: organizar un evento no es caro, si se lo organiza inteligentemente

Espero entonces que esto que he compartido contigo, te sea de ayuda, pues para eso estamos, no?

Ma. Fernanda Spinello
Organizadora Profesional de Eventos.

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